Переезд в новый офис: план действий

Каждый час простоя старого и нового офисов приносит компании дополнительные расходы. Поэтому тем, кто собирается менять место дислокации, потребуется четкий и детальный план переезда офиса. Он позволит переехать быстро и свести траты к минимуму.

Шесть этапов создания полноценного плана

Переезд можно назвать настоящим проектом, для реализации которого вам потребуется последовательно решить шесть важных задач:

1. Определить цели.

Случается, что компания не может позволить себе прервать производственный процесс. В таком случае ее целью становится оперативный переезд без отрыва от производства. Правильное решение задачи – перемещение офиса в два этапа. На первом этапе половина сотрудников переезжает в новое помещение и готовит его к эксплуатации, а половина работает на старом месте. На втором этапе оставшиеся сотрудники перебираются на следующее место прописки.

2. Назначить руководителя проекта.

Решение этой задачи напрямую зависит от величины вашей компании. С перевозом маленькой организации справится секретарь, средней – офис-менеджер, крупной – руководитель административно-хозяйственного отдела. Переезд собственными силами наиболее подходит для небольших компаний. Крупным предприятиям выгоднее организовать его руками мувинговых компаний, поскольку объем работ слишком велик.

3. Составить временной план.

Разделите весь процесс на несколько этапов – предварительные работы, сборы, подготовка помещения, день переезда и обустройства в новом офисе. Для каждого из них определите временные рамки и контрольные точки. Это позволит контролировать ход работ и оперативно выявлять ошибки. Учитывайте, что на подготовительный этап уходит от 2 недель до 1,5 месяцев.

4. Составить ситуационный план.

Схема расстановки мебели должна быть готова заранее. Чтобы упростить себе задачу, разделите помещение на зоны, а зоны – на квадраты. Обязательно учитывайте проведение коммуникаций, расположение розеток и расстановку оргтехники. При распределении столов помните, что сотруднику нужно не менее 1 метра личного пространства.

5. Составить детальный план с указанием ответственных и точных сроков.

Каждый этап расписывается максимально подробно с указанием сроков его завершения и ответственных лиц. Разработайте общую схему маркировки: отдел – сотрудник – нумерация рабочего места. Определите, когда будут работать системные администраторы, а когда – уборщики. Не стоит спешить с выносом мусора, так как распаковка бухгалтерии и прочих бумаг может занять несколько дней.

6. Составить смету.

Если вы не прибегаете к помощи мувинговой компании, не забудьте об упаковочных материалах. Возможно потребуется помощь клининговой организации, так как с большим объемом мусора штатные уборщики могут не справиться.

Координация работы

Ни один переезд не обходится без конфликтных ситуаций. Случается, что арендодатель не разрешает перевозить в лифте мебель или же охранники территории не пропускают машины с мебелью.

Поэтому правильно выделить как минимум двух представителей предприятия, которые будут координировать работы внутри и снаружи здания. Заранее определитесь со средствами их общения.

Почему стоит доверить переезд мувинговой компании «GAZEL NEXT»?

• Оценщик приедет в день вызова. Сотрудник «GAZEL NEXT» прибудет в ваш офис в день вызова, чтобы рассчитать количество грузов, составить смету и планировку нового помещения. Услуга предоставляется бесплатно.
• Компания работает круглосуточно и без выходных. Если заказчику требуется перебраться в новое помещение без отрыва от производства, мы организуем доставку, распаковку и расстановку мебели в ночное время суток. «GAZEL NEXT» обладает всей разрешительной документацией, поэтому перевозит грузы по Москве в любое время.
• Собственный упаковочный материал. Клиент экономит свое время на поисках и покупке необходимых упаковочных материалов. В ассортименте «GAZEL NEXT» имеется все необходимое, чтобы организовать доставку хрупких изделий и оргтехники, мебели и сейфов.
• Штат профессиональных грузчиков и упаковщиков. Вы экономите время своих сотрудников, которым не приходится упаковывать и маркировать технику, а также организовывать процесс. Работы проводятся профессионально и максимально быстро, что также сокращает временные «расходы».
• Полная материальная ответственность за перевозимые изделия. Если в процессе доставки мебель, оргтехника или что-то другое повредилось или потерялось, мувинговая компания гарантирует 100 %-ную материальную компенсацию. Вы застрахованы от аварийных ситуаций на дороге и халатности работников.

Хотите организовать офисный переезд без головной боли?

Помните о том, что хороший системный администратор – это далеко не всегда хороший упаковщик! Кроме того, во время самостоятельных переездов сотрудники становятся нервными и часто конфликтуют между собой, что в дальнейшем может сказаться на качестве их совместной работы.

Позвонить в диспетчерскую службу «GAZEL NEXT», чтобы задать интересующие вопросы и сделать заказ на услугу, вы можете в любое время суток!